Verslag van de ALV van VV Rottevalle
Donderdag 14 november a.s.
Inloop 20.15 uur
Aanvang 20.30 uur
Plaats: Clubgebouw ’t Hagehiem
Aanwezige leden: 60
Afmeldingen: Jeen Bruinsma, Riena Bruinsma, Teije Pool, Rein Barkmeijer, Piet van Kammen, Goaitsen de Vries, Willem Matahelamual, Jelle Bekkema, Martin Jelsma
Opening door de voorzitter
Interim voorzitter Bauke Ferwerda vraagt om 1 minuut stilte voor de overledenen met in het bijzonder aandacht voor Gooitzen Stelwagen. Hij is een aantal weken voor zijn overleden ook benoemd tot Erelid van VV Rottevalle voor zijn verdiensten bij VV Rottevalle in verschillende taken. Als laatste uiteraard het voorzitterschap. Na de minuut stilte laat Bauke het metalen VV Rottevalle shirt zien aan de vergadering, welke geschonken is aan de familie van Gooitzen. Folkert Bosma laat het aangepaste blad zien met leden van verdienste en ereleden. Deze hangt nu in de kantine.
Vragen /opmerkingen n.a.v. notulen vorige jaarvergadering d.d. november 2023 (te lezen op de website.)
Er zijn geen opmerkingen over de notulen van vorig jaar.
Verslag van de penningmeester
Folkert presenteert de cijfers van 2023/2024. Grote opbrengsten door acties zijn onder andere de schijt je rijk actie en de glitterbingo (georganiseerd door het damesteam). Reels voor de sponsorborden en het scorebord op het kunstgrasveld (5000 euro) zijn grote kosten posten geweest. Er komen vragen van Herman Hofstra over de jeugdwedstrijden van SC Cambuur bij VV Rottevalle: waar te zien op de balans? Folkert Bosma geeft aan dat Cambuur niet betaald voor de wedstrijden in Rottevalle. We krijgen dit terug in een aantal andere vergoedingen zoals spelers van VVR jeugdteams in de line up bij het 1ste elftal van Cambuur en het geven van cursussen door Cambuur trainers aan Leiders/Begeleiders van VV Rottevalle. Er komen vragen of het meubilair is afbetaald of niet. Kort antwoord: Ja dat is het geval.
Verslag van de kascommissie Jelle Witteveen en Anno van den Bos hebben de kas bij Folkert gecontroleerd en ze zijn het er beide over eens dat Folkert alles op order heeft. Ze verlenen decharge aan Folkert.
Benoeming van de kascommissie Anno van den Bos verlaat de kascommissie en hierdoor schuift reserve Johanna Koning door naar de kascommissie (nu samen met Jelle Witteveen). Bert Blauw geeft aan wel op de reservelijst te willen.
Begroting seizoen 2024/2025
Het ledenaantal van VV Rottevalle blijft stijgen, dus meer contributie. Ook het aantal sponsoren neemt toe. De kantineopbrengsten zijn dit seizoen ook weer variabel, dit kan altijd beter uitpakken. Er zijn wel wat middagen georganiseerd met zangers, maar geen speciale gebeurtenissen dit seizoen waarbij de opbrengst een stuk hoger kan zijn. Prognose is 9300 euro verlies door een aantal grote uitgaven. Er komen vragen, maar Bauke Ferwerda geeft aan dat we soms ook geen bank moeten zijn, maar ook moeten investeren in de toekomst. Er wordt ook een vraag gesteld door Marcel Hoekstra of we vaker een dergelijke finaledag georganiseerd kan worden. De KNVB staat wel goed bij Rottevalle, dus er zal zeker een balletje opgegooid worden door het bestuur. Echter, voor een bekerfinaledag moet er een speciale situatie zijn bij een club (jubileum of tegenprestatie bij de KNVB). De KNVB probeert dit door meerdere clubs te laten doen, wat betekend dat de VVR weer achter aan de rij komt.
Indexering contributie seizoen 2025/2026
Op basis van de CBS cijfers wil het bestuur een jaarlijkse indexatie vanaf het seizoen 25/26 introduceren. De indexatie zal geleidelijk gaan zoals bijvoorbeeld 3% per jaar, wat neer komt op 0,50 euro. Het definitieve voorstel zal later worden uitgewerkt. Jouke de Vries vraagt of er ook een vangnet is voor mensen die het niet zo breed hebben. Bauke Ferwerda geeft aan dat er een anonieme sponsor is die wel bijdraagt voor deze mensen. Marcel Hoekstra geeft aan dat hier op de website ook extra aandacht aan besteed moet worden. Het bestuur vindt dit een goed idee en gaat dit ook opvolgen z.s.m.. De contributie verhogen wordt unaniem aangenomen.
Organisatiestructuur VV Rottevalle
Bauke Ferwerda geeft de structuur aan van VV Rottevalle. Reden hiervan is om duidelijkheid te scheppen over wat iedereen doet en bij wie iedereen moet zijn. Dit wordt ook op de website vermeld. De leden staan allemaal op de website. De vraag wordt gesteld of er binnen het bestuur wel mensen met korte lijntjes zijn met alle commissies. Dat is momenteel niet het geval, maar daar wordt zeker naar toe gewerkt (ontspanningscommissie bijvoorbeeld). Belangrijk hierin is ook het geven van mandaat aan leden van de commissies.
P A U Z E
Kledingfonds VV Rottevalle
Freddie van der Veen en Herman Hofstra hebben bij het bestuur een aantal maanden de vraag neergelegd of we als VV Rottevalle ook kunnen beginnen met een eigen kledinglijn. Hiervoor zijn ze eerst op visite geweest bij VV ONT. Hier hebben ze veel opgestoken hoe een dergelijke lijn op te stellen bij VV Rottevalle. Het voorstel is om per leeftijdscategorie een verplicht kledingpakket aan te bieden. De kosten per jaar zullen dan voor jeugdleden bijvoorbeeld 15 euro worden en voor senioren 25 euro. Maar zoals gezegd moet dit nog structuur krijgen. De vergadering neemt het voorstel van het bestuur om de kledinglijn te starten unaniem aan. De komende tijd zal het complete plan voor het seizoen 2025/2026 gepresenteerd worden in de kantine/website.
Jaarverslag van de secretaris (te lezen op de website)
De secretaris Alwin Grondsma heeft bij deze bepaald om het jaarverslag niet voor te lezen. Deze is te vinden op de website. Het bestuur geeft ook aan dat dit de laatste ALV is waarbij de commissies hun mededelingen mondeling doen. Voor de ALV 2025 gaan we alle mededelingen publiceren op de website.
Mededelingen van de Ontspanningscommissie
Limke de Hoek doet het woord. In december was er een Biosavond in de kantine (geen Drachten meer). IVM geen vrije zaterdagen voor de voetballers, was hier voor gekozen. In februari is er weer een bingoavond georganiseerd voor de jongste jeugd. In februari was het themafeest met als thema Gala. De paasei actie viel dit jaar helaas wat in het water, ivm het slechte weer. In mei is er met de oudste jeugd weer gepaintballd. De familiedag was dit jaar een groot succes met een recordverkoop. De jaarlijkse pubquiz in november was ook dit jaar weer volledig uitverkocht. Tot slot wordt er voor het eerst ook het schoentje zetten geïnitieerd voor de jeugd, ze moeten hiervoor echter wel een gekleurde papieren schoen zetten. Pieter Witteveen krijgt de eer voor de eerste tekening van Limke de Hoek.
Mededelingen van de Sponsorcommissie
Anno van den Bos doet verslag. Het hoofdsponsorschap metVekam is verlengt met 5 jaar. Er zijn weer extra reelsystemen aangeschaft, ook voor het grasveld gaat dit komen. In februari komt Gertjan Verbeek bij VV Rottevalle voor een lezing over zijn leven. In december hebben we weer de jaarlijkse droge worst actie. Momenteel zijn er 132 borden langs de velden en het aantal groeit nog steeds de meubilair actie is een mooie opbrengst geweest. Er komt een plaquette in de kantine met namen van de meubilair sponsoren.
Medelingen van de Club van 100
Liekele Kamminga spreekt namens de Club van 100. Hij geeft enorm trots te zijn op het nieuwe Club van Honderd bord met momenteel 125 leden. Het bord staat echter nog niet vol, dus hij doet de vraag of er mensen zijn die nog bij de Club van 100 willen. Tevens zijn de eerste 20 leden qua volgorde op het bord weer in ere hersteld, want een aantal mensen was het niet eens met de nieuwe volgorde. Het bestuur bestaat momenteel uit: Marco de Boer, Luuk de Roo, Liekele Kamminga, Roel Deelstra en Luut de Hoek.
Mededelingen van de Kantinecommissie
Alwin Grondsma doet namens de kantinecommissie het woord. Hij geeft aan dat er in januari een voorzitter van de kantinecommissie gekozen zal worden. Harm Riemersma, Answanet Bruinsma, Luuk de Roo, Rinse Bruinsma, Remkes Roorda en Alwin Grondsma zijn momenteel de leden. De kantinecommissie belegd 2 jaarlijkse vergaderingen (ook met Sierd en Pieter de Boer) over assortiment, bezetting en inventaris. Ook fruit en broodjes wordt aan gewerkt (gezondere kantine). Tevens is er een vacature voor kantinecommissie. Tot slot heeft het bestuur besloten om af te stappen van kas- en sleuteladressen. Reden hiervan is dat alle 3 adressen hebben aangegeven dat ze het niet meer willen doen. Per 1 januari wil het bestuur de kas van maandag tot en met zaterdagavond in de kantine houden in de grote kluis en vervolgens naar Geert Veenstra in de avond. Verder gaat het bestuur met de Stichting een alternatief vinden voor het slot op de deur van de kantine.
Mededelingen van de Technische Commissie
Aan het einde van dit punt bedank voor Wieger en Jelle door Jan. Wat doet de TC. Niels Rinsma, Liekele Kamminga en Jelle Witteveen erbij. Samenwerking met Houtigehage bijna ten einde met leden, nog 1 lid. Druk bezig met samenwerking te zoeken met de J019 met Eastermar. Het blijft pittig om een J019 team op de been te houden. Wieger wordt bedankt door Jan voor zijn inzet met een ijzeren shirt en een bos bloemen. Wieger doet zelf ook een dankwoord.
Bestuursverkiezing:
Anton de Jong wordt benoemd als algemeen lid in het bestuur. Met zijn verleden als 8 jaar voorzitter kan hij veel kennis en routine in het bestuur brengen. Tevens benoemt de interim voorzitter Bauke Ferwerda zichzelf tot voorzitter. Na het overlijden van Gooitzen Stelwagen was hij namelijk nog niet officieel in functie als voorzitter. De vergadering applaudisseert voor deze benoemingen.
Gestopte leden:
Yvette Mulder (ledenadministratie), Baukje Kamminga (boekhouding), Geert en Ymkje Veenstra (kas), Rapke en Dine van der Wal (kas), Peter en Tietsje Bosma (kas), Wieger Schra (TC) Jelle Bekkema (TC). Baukje krijgt namens het bestuur een bloemetje en een tegoedbon. De rest van de gestopte leden zullen nog thuis bezocht worden door de bestuursleden, omdat zij vanavond hier niet aanwezig waren.
Pieter Witteveen VCP en verslagen eerste elftal
Veel verenigingen hebben een VCP (vertrouwenscontactpersoon), momenteel zijn het Riena Bruinsma en Pieter Witteveen. We zoeken momenteel een opvolger voor Pieter Witteveen die de jongens en mannen kan doen. Riena Bruinsma doet de vrouwen. Vanuit de Vetrouwens Contactpersonen Platform Smallingerland zijn er handvaten gekomen om binnen een sportclub te handelen als VCP. Pieter Witteveen vraagt of we hier op de website ook meer aandacht aan kunnen besteden. Het bestuur stemt toe.
Verder kaart Pieter Witteveen aan dat bij zijn afwezigheid er niemand is die een verslag schrijft van het 1ste elftal. Dit vindt hij wat teleurstellend, want hij krijgt nu allemaal vragen waarom er geen verslag was. Pieter Witteveen vraagt aan de vergadering of er iemand is die samen met hem de verslagen kan doen op zaterdag, of in ieder geval bij zijn afwezigheid. Er is niemand die aangeeft te helpen, dus wordt vervolgd.
Rondvraag
Rinse Bruinsma: Rinse vraagt over het inzicht van de financiële aflossing van de lening van de kantine. Rinse vraagt zich af wat de extra acties nu nut hebben voor het aflossen van deze lening. De verdeelsleutel van de omzet is 85% voetbal 15% korfbal. De acties hebben wel degelijk invloed op de aflossing.
Anton de Jong: Anton acties aflossing lening kantine. Er zijn nog geen acties geweest samen met korfbal om dit te doen. Er zijn al acties geopperd, echter is er nog niets gebeurd. Korfbal wil er echter niet in meegaan, maar de VVR kan dit zelf ook opeisen met een grote actie. Anton vraagt het bestuur om hier actie in te ondernemen. Jouke de Vries en Wieger Schra hebben hier al wat voor opgezet, maar het is dus niet geslaagd met het korfbal. Jouke geeft aan dat dit wel weer opgezet kan worden volgend jaar, maar dan moeten er ook leden opstaan die dit willen doen. Harkemase Boys doet bijvoorbeeld een grote verloting, net zoals Ouwe Syl dat gedaan heeft. Voor de VVR moet hier wellicht ook een dergelijke grote actie komen. Anton de Jong pakt dit met Wieger Schra op. Het bestuur is zeer positief hier mee.
Harm Riemersma: Wanneer worden de kleedkamers aangepakt? Er is teveel schimmel en geen doorluchting. Sjoerd is hier bekend mee. Het bestuur pakt dit op en kijkt wat er mee kan gebeuren.
Jouke de Vries: Hoe wordt de soap opgepakt van het voorzitterschap van de Stichting? Bij de het kiezen van een nieuwe voorzitter voor Stichting it Hagehiem is er in de procedure een fout gemaakt, waardoor niet Anton de Jong voorzitter werd maar Pieter de Boer. Bauke Ferwerda geeft aan dat we hier wel over discussiëren kunnen, maar dat heeft geen zin. Als er vragen zijn hierover, dan kunnen leden zich melden bij Bauke Ferwerda.
Sluiting- De sluiting is gedaan om 22:40 door de voorzitter Bauke